Obszary wykorzystania czasu.

Każdy człowiek, nawet najlepszy w swojej dziedzinie może w jednostce czasu wykonać tylko określoną ilość pracy. Do tego ze względów psychofizycznych nie możemy pracować na najwyższych obrotach bez ograniczeń czasowych. Planując swój dzień pamiętaj, że:

  • Nie ma uniwersalnego schematu wydajności dziennej organizmu, który sprawdza się dla wszystkich. Każdy z nas musi znaleźć swój „wykres dnia”. Zależy on między innymi od naszych przyzwyczajeń, możliwości organizmu, etapu życia ilości, czy rodzaju wykonywanych zadań.

  • W ciągu dnia dysponujesz określoną ilością energii, dlatego koncentruj się przede wszystkim na zadaniach, które zbliżają Cię do osiągnięcia wyznaczonych celów. Zaobserwuj kiedy w ciągu dnia masz najwyższy poziom energii i na ten czas planuj wykonanie najtrudniejszych zadań.

  • Planując zadania na dany okres czasu, zawsze uwzględniaj przerwy na odpoczynek i relaks zapewniające bieżącą regenerację organizmu. Uzupełnienie energii w ciągu dnia zwiększa Twoje szanse na wykonanie wszystkich zaplanowanych zadań w danym dniu.

Posiadany czas możemy wykorzystywać w różnych obszarach. Proporcje w jakich czas wykorzystujemy w poszczególnych obszarach zależą od nas i to one świadczą o naszej efektywności. Oczywiście występuje wiele różnych podziałów i właściwie każdy z nich jest dobry jeżeli weźmie się pod uwagę dla jakich celów został stworzony. Przedstawiony poniżej podział bierze pod uwagę przede wszystkim czas poświęcony na pracę zawodową oraz wpływ tejże pracy na wszystkie pozostałe obszary.

Podział wykorzystania czasu według tej koncepcji przedstawia się następująco:

  • Obszar działań prywatnych, który obejmuje życie osobiste, kontakty rodzinne zainteresowania itp.

  • Obszar działań służbowych obejmujący czas oddany do dyspozycji firmie lub innego rodzaju działalności zarobkowej.

  • Obszar czasu straconego, który obejmuje działania nie dające pozytywnych i zaplanowanych efektów, ani dla życia osobistego, ani służbowego to potocznie zwane pożeracze czasu (o których więcej w kolejnych postach).

Każdy z tych obszarów posiada z sąsiednimi obszarami strefy wspólne, zachodzące na siebie wzajemnie, w których czas przeznaczony na rzecz realizacji zadań jednego obszaru jest poświęcany na zadania realizowane na rzecz innego obszaru.

Kluczem do poprawy bieżącej efektywności są dwa kierunki działania:

  • maksymalne ograniczanie obszaru pożeraczy czasu – wyeliminowanie zbędnych czynności, które nie zbliżają Cię do realizacji własnych celów,

  • maksymalne ograniczanie obszaru wspólnego – bycie tu i teraz, czyli skoncentrowanie się na wykonywanych zadań,

Jak to zwykle bywa zdania dotyczące przenikania się życia zawodowego i prywatnego czyli tzw. work life balance są podzielone. Część z nas twierdzi, że tych dwóch obszarów nie da się rozdzielić, pozostali natomiast dążą do wyraźnego oddzielenia ich od siebie. W obydwu tych grupach są zarówno osoby które dobrze odnajdują się w balansowaniu pomiędzy tymi obszarami jak również tacy, którzy mają problemy z zachowaniem odpowiednich proporcji pomiędzy nimi. Które podejście jest lepsze? Oczywiście odpowiedź może być tylko jedna: to zależy…. od każdego z nas….jak już wcześniej pisałem i będę to zawsze podkreślał nie ma jednego dobrego, uniwersalnego podejścia i metody, która sprawdza się dla każdego. Każdy z nas sam musi znaleźć swoją drogę……

Czas który został przeznaczony na realizację zadań służbowych to czas który przeznaczyliśmy na pracę zarobkową, nie na przyjemności. Jeśli praca jest dla nas przyjemnością to jest to tylko dodatkowy bonus! Czas poświęcony na pracę, nie uwzględnia spraw prywatnych, a jedynie działania, które mają nam dostarczyć środki finansowe na zaspokojenie naszych potrzeb. Tak naprawdę jest to czas, którym w ramach ustalonego zakresu zadań może dysponować nasz pracodawca.

W tygodniu mamy 168 godzin, z tego osoby zatrudnione na etatach najczęściej deklarują przeznaczanie na pracę zawodową 40 godzin. Jak wykorzystujemy resztę?

Z powyższych wyliczeń wynika że nasz pracodawca ma do dyspozycji nasze działania w czasie wynoszącym tylko 40 godzin tygodniowo. Czy tak jest rzeczywiście ? Czy jest to tylko te 40 godzin? Niestety nie. Tutaj wchodzimy w strefę wspólną, w której dla spełnienia warunków realizacji umowy z pracodawcą poświęcamy czas z innych obszarów.

Strefa wspólna to czas poświęcony między innymi na:

  • dojazdy,

  • przygotowanie do pracy,

  • praca zabierana do domu (brrrrrrrrr, i to jeszcze na weekend..),

  • telefony służbowe po pracy,

  • szkolenia i nauka związana z zadaniami służbowymi,

  • podejmowanie lub wypracowywanie decyzji w trakcie przemyśleń w domu lub przy innych zajęciach,

  • awaryjne wezwania, wyjazdy na delegacje.

Wykorzystując nieefektywnie czas przeznaczony na pracę w firmie nie realizujemy w pełni zadań, do których jesteśmy zobowiązani, a więc zabieramy pracę do domu, ale to nie wszystko. Nawet kiedy tej pracy fizycznie nie bierzemy to zabieramy problemy, myślimy o pracy, robimy notatki, planujemy co zrobimy jutro. Nawet jeśli są to tylko plany w myślach, wpływa to na nasz czas wolny.

W końcowym efekcie prowadzi to do stresu. Negatywnie wpływa na życie rodzinne, ogranicza kontakty towarzyskie i stan ten się pogłębia. Do tego często dochodzą nieporozumienia, a potem konflikty w domu, brak czasu dla najbliższych. To z kolei negatywnie wpływa na realizację zadań służbowych i pogarsza relacje z przełożonym oraz współpracownikami.

Jak wydostać się z tego zaklętego kręgu? Przede wszystkim odzyskaj czas i wyeliminuj lub ogranicz do minimum w trakcie godzin pracy tzw. pożeracze czasu. Na pewno każdy z nas doskonale zdaje sobie sprawę z ich istnienia i obecności w naszym życiu.

Pożeracze czasu to działania które powodują marnowanie czasu. Ich przykładem mogą być:

  • Zamierzone lub przypadkowe problemy z komunikowaniem się ludzi, przekłamania, niedokładność w przekazaniu informacji, zbyt mało lub zbyt dużo informacji itp

  • Stałe poszukiwanie różnych przedmiotów i danych spowodowane bałaganem w miejscu pracy /trudno znaleźć potrzebne w danej chwili dokumenty lub przedmioty, nie załatwienie spraw ze względu na przełożenie dokumentu w inne miejsce itp.

  • Zbyt wiele zbędnych, nic nie wnoszących rozmów telefonicznych.

  • Długotrwałe prywatne rozmowy w pracy tak z współpracownikami jak i osobami odwiedzającymi firmę.

  • Przedłużające się przerwy na papierosa, kawę itp.

  • Wizyty w internecie, w tym obecność w mediach społecznościowych.

  • Przedłużanie spotkań spowodowane brakiem planu spotkania lub brakiem dyscypliny w realizacji planu.

  • Wykonywanie zadań za innych nie będących zadaniami delegowanymi a jedynie z przyzwyczajenia, grzeczności lub braku w słowniku osobistym słowa „nie”.

  • Ciągłe sprawdzanie poczty, co wpływa na przerywanie aktualnie wykonywanego zadania, a ciągła dekoncentracja znacząco wydłuża czas jego wykonania.

Spisz wszystkie pożeracze, które zauważyłeś podczas swojego dnia pracy. Dodatkowo proponuję zastanowić się o jakie pożeracze czasu każdy z nas może rozszerzyć wymienioną powyżej listę.

Spójrz na utworzoną przez Ciebie listę i postaraj się do każdej pozycji dopisać szacunkową ilość czasu, którą poświęcasz na daną czynność.

To pozwoli dostrzec, gdzie tracimy czas w ciągu dnia pracy. Czasami zmiana złych nawyków zależy tylko od Ciebie i Twoich decyzji. Czasami jednak zmiana będzie musiała objąć również Twoje otoczenie. Czekają Cię wtedy rozmowy ze współpracownikami, znajomymi, klientami w celu wypracowania wspólnych rozwiązań. Pamiętaj jednak, że już sama identyfikacja i świadomość pożeraczy czasu połączona z drobnymi korektami zachowań poprawi Twoją skuteczność w obszarze zarządzania swoim czasem.

[custom-facebook-feed]