Metody planowania czasu.

Aby optymalnie zarządzać sobą w czasie warunkiem koniecznym jest wyznaczenie celów na dany okres czasu. Precyzyjnie określony cel musi też mieć wyznaczoną datę realizacji. Następnie należy opracować szczegółowy plan działań zawierający trzy podstawowe elementy: opis danego zadania, termin realizacji oraz wykonawcę (część zadań możemy delegować na innych).

A oto moim zdaniem najbardziej skuteczna metoda planowania bieżących zadań zarówno w pracy jak i w domu:

Krok I – zapisz wszystkie czynności, które chcesz/musisz wykonać następnego dnia. Możesz zapisać je na kartce (osobiście preferuję tę metodę) lub formie elektronicznej na dowolnym nośniku do którego masz stały dostęp. Na początku listy umieść zadania najważniejsze, które bezwzględnie muszą zostać wykonane. Proponuję aby taką listę zrobić poprzedniego dnia, najlepiej na zakończenie pracy. Układając zadania na cały dzień wykonaj taką listę dzień wcześniej.

Krok II – wykonuj czynności z listy zgodnie z przyjętymi priorytetami zaczynając do najważniejszych, a zarazem najtrudniejszych czynności. Po wykonaniu danej czynności wykreślaj ją z listy.

Krok III – na zakończenie pracy (lub wieczorem w domu) sprawdź realizację Twojej listy zadań. Jeżeli nie wykonałeś wszystkich czynności przepisz je na drugi dzień i dodaj kolejne zadania. Może się zdarzyć, że zadania które nie zostały wykonane przejdą na drugi dzień: na pierwsze pozycje, na dalsze pozycje listy, lub zostaną z niej usunięte jako nieaktualne.

Poniżej przedstawiam trzy kolejne metody:

I. Metoda ALPEN – praktyczna metoda planowania krótszych odcinków czasu. Składa się z pięciu etapów:

  1. Zrób listę zadań

  2. Oszacuj czas trwania czynności

  3. Pamiętaj o regule 60:40 (zaplanuj czas na rzeczy nieprzewidziane) – zaplanuj tylko 60% swojego czasu, co oznacza, że pracując planowo 8 godzin dziennie, potrzebujesz zaplanować 5 godzin,

  4. Wyznacz priorytety i deleguj zadania, które nie są dla Ciebie strategiczne, a mogą wykonać je inni. Kontroluj realizację działań na bieżąco. Jeżeli czegoś nie wykonasz w danym dniu, przenieś zadanie na kolejny dzień.

Zalety metody ALPEN

  • pomaga uporządkować następny dzień i nadaje mu przejrzystą strukturę,

  • pozwala zorientować się w zaplanowanych zadaniach danego dnia,

  • pomaga w osiąganiu celów,

  • umożliwia dobre rozróżnienie zadań ważnych od nieważnych,

  • pozwala zorientować się, co można delegować w danym dniu,

  • ogranicza zakłócenia w pracy

  • i co najważniejsze pozwala oszczędzać czas.

II. Metoda TRZOS:

T – Terminy zadań spisać

R – Ramy czasowe określić wg reguły 60:40

Z – Zaplanować rezerwy czasu

O – Ograniczyć działania do priorytetowych

S – Skontrolować rezultaty

Zalety metody TRZOS:

  • realizujemy zadania w terminie,

  • przygotowane przez nas plany są realne do wykonania,

  • stajemy się bardziej elastyczni, planując rezerwy czasowe, zyskujemy czas, który możemy wykorzystać na niezaplanowane zadania,

  • analizując zadania ograniczamy działania do priorytetowych, skupiamy się na tym, co najważniejsze dla realizacji wyznaczonego celu,

III. Macierz Eisenhowera

……………………

I na zakończenie trzecia metoda planowania zadań. Poniższa grafika. Aby poprawnie go stosować należy w pierwszej kolejności podzielić i wyselekcjonować rzeczy ważne i pilne.

Metoda zakłada podział zadań na 4 grupy, wg ich pilności i ważności:

• Zadania “A” – pilne i ważne: zadania które muszą być realizowane w pierwszej kolejności.

• Zadania “B” – niepilne i ważne: z reguły mogą poczekać. Pamiętajmy jednak, że z czasem staną się pilne i „wskoczą” nam do pierwszej ćwiartki. Duża ilość zadań w tej ćwiartce świadczy o umiejętnościach zarządzania własnym czasem.

• Zadania “C” – pilne i nieważne: często z uwagi na pilność wykonujemy je w pierwszej kolejności, a to powoduje odkładanie na później tego, co jest rzeczywiście ważne. To są głównie zadania, które powinniśmy delegować na innych.

• Zadania “D” – niepilne i nieważne: czyli tzw. pożeracze czasu o których pisałem w poprzednich postach.

Ogólna zasada to: redukować zadania “D” i “C”, koncentrować się na zadaniach “B”, ponieważ jeśli poświęcamy więcej czasu na działania “B” – kurczy się grupa zadań “A”, a nikt nie lubi gasić pożarów i działać w ciągłym stresie.

Teraz pozostaje już tylko zastosować omówione metody w praktyce w Twoim miejscu pracy. Jeżeli wszystkie dotychczasowe działania były zrealizowane prawidłowo według wymienionej kolejności to uzyskamy zamierzony efekt wzrostu naszej skuteczności. Jeżeli nie to sprawdźmy gdzie popełniliśmy błąd i zacznijmy planowanie kolejnych dni.

 

[custom-facebook-feed]